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O co-CEO do Dropbox, Ashraf Alkarmi, estabeleceu uma regra simples para controlar o excesso de reuniões em sua agenda: se um encontro não estiver relacionado às cinco metas que definiu para o trimestre, ele não participa. Em entrevista ao Business Insider publicada no domingo, 16, o executivo afirmou que escolhe os temas nos quais pode fazer “progressos significativos” e usa essas prioridades como filtro para decidir como investir seu tempo.
Alkarmi estabelece cinco objetivos para cada trimestre da empresa, que tem valor de mercado de US$ 7,3 bilhões, e os utiliza para organizar a agenda semanal. Entre os temas estão pessoas, negócios e desempenho. Segundo ele, as prioridades são compartilhadas com seu círculo mais próximo, seu chefe de gabinete e sua equipe administrativa e “sempre prevalecem” quando há diferentes demandas pelo seu tempo.
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Um exemplo citado por Alkarmi ocorreu no primeiro trimestre, quando ele concentrou esforços na análise de dados e na criação de soluções para reduzir a rotatividade de clientes. Como esse trabalho estava diretamente ligado a uma de suas metas na área de negócios, alcançar um “progresso significativo” nesse indicador passou a justificar sua dedicação. “Às vezes, sou convocado para reuniões que não têm relação com esses assuntos, e não compareço”, afirmou o co-CEO, segundo a Fortune.
Prioridades definem quando o executivo entra na reunião
A lógica, explicou Alkarmi, também serve para determinar quando ele precisa atuar diretamente e quando pode deixar uma tarefa nas mãos da equipe. “Na Dropbox, nossa missão é projetar uma forma de trabalho mais inteligente e, para mim, parte disso é ser intencional sobre como invisto meu tempo”, disse o executivo em declaração à Fortune. “Prioridades claras me ajudam a focar onde posso ter o maior impacto. E, igualmente importante, me ajudam a saber quando preciso estar presente e quando posso confiar na minha equipe para manter o projeto em andamento”.
A preocupação com reuniões excessivas não é exclusiva do Dropbox. Segundo a Fortune, outros executivos adotaram regras próprias para preservar períodos de trabalho sem interrupções. Bob Jordan, CEO da Southwest Airlines, estabeleceu como meta manter as tardes de quarta, quinta e sexta-feira livres de reuniões em 2026. No DealBook Summit, do New York Times, no ano passado, ele afirmou que é fácil confundir a agenda cheia de reuniões com o próprio trabalho de liderança e disse que “não há tempo para ‘trabalhar’”.
Na Nvidia, o CEO Jensen Huang adotou outra abordagem: não mantém reuniões individuais regulares com seus 55 subordinados diretos. Em declaração durante uma cúpula do Instituto de Pesquisa de Política Econômica de Stanford, em 2024, Huang afirmou: “Não tenho reuniões individuais com nenhum deles, a menos que precisem de mim; aí, largo tudo por eles”.
Já Brian Chesky, CEO do Airbnb, estabeleceu um horário mínimo para começar seus compromissos e não agenda reuniões antes das 10h. Ao The Wall Street Journal, no ano passado, ele resumiu a regra: “Quando você é CEO, você pode decidir quando será a primeira reunião do dia”.